长沙会议费报销款管理规定 会议费报销款新规出炉：长沙企业需知
湖南财务软件 2024年10月18日 15:54:10 admin
总则
本规定旨在规范长沙地区各类会议费的报销管理工作，确保所有费用的合理、合规使用。
会议费预算与审批
所有会议活动需提前进行预算编制，并由相关部门进行审批。
会议费报销范围
会议费报销范围包括但不限于会议场地租赁、餐饮服务、交通费用及资料印刷等。
会议费报销项目
具体报销项目应严格依照会议活动的实际支出情况填写。
会议费报销标准
对于不同类型的会议，会议费报销的标准会有所不同，需参照相关规定执行。
会议费报销流程
会议结束后，相关人员需按照规定的流程提交报销申请。
报销凭证要求
所有报销凭证必须真实有效，并且与实际发生的费用相符。
报销凭证提交
报销凭证应在规定的时间内提交至财务部门。
报销审核与支付
财务部门会对提交的报销凭证进行审核，审核通过后，将在规定时间内完成支付。
违规处理
对于违反本规定的个人或单位，将依据相关法律法规及内部规章制度给予相应处罚。
附则
本规定自发布之日起实施，最终解释权归长沙会议费报销款管理委员会所有。
一、引言
随着企业规模的扩大和业务活动的增加，会议费报销款管理在企业管理中变得愈发重要。为了规范长沙地区企业的会议费报销款管理，提高财务管理水平，确保资金使用的合理性和合规性，特制定本管理规定。本规定旨在明确会议费报销款的具体操作流程、审核标准以及相关责任分配，以保证财务管理工作的透明度与高效性。
二、适用范围
本规定适用于长沙地区的所有企事业单位、政府部门及其他社会组织。无论会议是在本地还是异地举办，只要涉及到会议费用的报销，均需遵循本规定执行。
三、会议费报销款管理原则
会议费报销款管理应遵循以下原则：
- 合规性：所有会议费报销必须符合国家及地方的相关法律法规。
- 合理性：报销金额必须与实际发生费用相符，不得虚报或夸大。
- 透明性：会议费报销过程必须公开透明，接受内部审计和社会监督。
- 效率性：报销流程应尽可能简化，提高工作效率。
四、会议费报销款的定义与分类
（一）定义
会议费报销款是指企业在组织会议期间所发生的直接相关费用，包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、餐饮费、交通费、住宿费等。
（二）分类
根据会议的性质和规模，会议费可细分为以下几类：
- 小型会议：参会人数少于50人，预算在5万元以内。
- 中型会议：参会人数在50至200人之间，预算在5万元至20万元之间。
- 大型会议：参会人数超过200人，预算在20万元以上。
五、会议费报销款的申请流程
（一）会议计划阶段
在会议召开前至少一个月，由会议主办部门提交详细的会议计划和预算方案，其中包括会议的目的、时间、地点、参会人员名单及预计费用明细。
（二）审批阶段
会议计划及预算方案需经过财务部门和上级领导的审批。审批通过后，方可进行后续的会议筹备工作。
（三）实施阶段
会议期间，会议主办部门需妥善保管所有与会议相关的票据和凭证，并记录每一笔费用的支出情况。
（四）报销阶段
会议结束后，会议主办部门应在一周内完成报销手续。具体步骤如下：
- 整理并汇总所有有效的票据和凭证。
- 填写会议费报销单，确保信息准确无误。
- 将报销单及相关凭证提交至财务部门审核。
- 财务部门审核无误后，按照公司规定的支付方式进行报销。
六、会议费报销款的审核标准
（一）票据的真实性
所有报销票据必须真实有效，不得有任何涂改或伪造行为。
（二）费用的合理性
会议费报销应严格控制在预算范围内，超出部分原则上不予报销。
（三）凭证的完整性
报销时需提供完整的会议费用凭证，包括但不限于会议通知、参会人员签到表、费用发票等。
七、违规处理措施
对于违反本规定的行为，公司将视情节轻重采取以下措施：
- 警告：对于初次违规且情节较轻者，给予口头或书面警告。
- 罚款：对于情节较重者，除要求退回违规报销款项外，还将处以相应罚款。
- 纪律处分：对于情节严重者，将依据公司相关规定给予纪律处分，直至解除劳动合同。
八、附则
本规定自发布之日起施行。如遇国家政策调整或公司内部管理需要，公司将适时对本规定进行修订。
九、总结
本管理规定是长沙地区企事业单位进行会议费报销款管理的重要指南，旨在确保会议费用的合理使用，提高财务管理水平，促进企业的健康发展。各单位应严格遵守本规定，确保会议费报销工作的顺利进行。
二、适用范围
本章旨在明确长沙会议费报销款管理规定的适用对象与范围，确保所有相关人员了解其适用范围及适用条件，以保证报销流程的规范性和透明性。具体而言：
1. 适用部门
1.1 行政部门
行政部门负责制定和修订会议费报销款管理制度，并监督各部门执行情况。行政部门还负责对各部门提交的报销申请进行初步审核。
1.2 财务部门
财务部门负责最终审批和支付会议费报销款项。同时，财务部门需要确保所有报销款项符合公司财务政策和国家法律法规的要求。
2. 适用人员
2.1 公司员工
所有公司员工在参加由公司组织或批准的会议时，可以依据本规定申请报销会议费。员工需提交相关票据及证明材料，以证明会议费的真实性和必要性。
2.2 部门负责人
部门负责人需要对其部门员工的会议费报销申请进行审核，并确认该会议是否符合公司业务需求以及是否有必要参加。部门负责人还需确保所提交的所有文件真实有效。
3. 适用会议类型
3.1 公司内部会议
包括但不限于部门例会、跨部门协调会议等。此类会议的费用通常由公司承担。
3.2 外部会议
指公司员工参加的外部机构举办的会议。包括学术交流、行业研讨会、培训课程等。外部会议的费用报销需提供会议邀请函、日程安排、参会证明等。
4. 适用时间范围
4.1 当前财政年度内
所有会议费报销申请应在当财年内提出并完成报销流程。如遇特殊情况需延期报销，须提前向行政部门报备并获得批准。
4.2 历史会议费用报销
对于历史会议费用的报销，需提供详细的会议记录、发票及参会人员名单等证明材料。报销申请需经过严格的审核程序。
5. 适用地点范围
5.1 公司所在地
公司所在地内的会议费用报销需遵循本地政策，并根据实际发生费用进行报销。
5.2 外地会议费用
外地会议费用报销需提供交通票据（如火车票、机票）、住宿发票等凭证。外地会议费用报销标准需参照公司差旅费管理办法。
6. 适用特殊情况
6.1 特殊会议类型
对于特殊类型的会议，如国际会议、重大行业会议等，其费用报销标准可能会有所不同。需提前向行政部门报备并获得批准。
6.2 紧急会议
对于因紧急情况而产生的会议费用，报销流程可适当简化，但需提供相应证明材料并经部门负责人审批。
以上为长沙会议费报销款管理规定适用范围的具体内容。通过明确适用范围，可以确保所有相关人员了解其职责所在，从而保障报销流程的顺利进行。
三、报销流程
1. 报销申请
在长沙会议费报销款管理规定中，报销申请是整个流程的第一步。所有需要进行报销的员工必须首先填写并提交一份详细的报销申请表。申请表应包括但不限于以下信息：会议名称、会议时间、会议地点、参会人员名单、会议费用明细（包括交通费、住宿费、餐饮费、会议注册费等）以及相关发票凭证。此外，员工还须附上相关的证明文件，如会议邀请函、行程单、住宿发票等。
在提交报销申请前，请确保所有材料的真实性和完整性。如果发现虚假报销，将会面临相应的处罚，甚至可能被追究法律责任。报销申请表需由申请人签字确认，并在规定时间内提交至财务部门。
2. 报销审批
报销审批环节是确保报销款项合理合法的重要步骤。财务部门将对收到的报销申请进行严格的审核。审核过程中，工作人员会逐一核对每一张发票和相关证明材料的真实性与合规性。审核的重点包括发票是否真实有效、金额是否准确、费用是否符合公司规定以及是否有重复报销的情况。
一旦发现有不符合规定的报销项目，财务部门有权拒绝报销，并要求申请人重新提交正确的材料。对于金额较大或存在疑问的报销申请，可能会进一步由上级领导或专门的审批委员会进行复审。
在完成审核后，财务部门将出具审批意见，并将审批通过的报销申请提交给公司高层管理人员进行最终审批。只有经过高层管理人员批准的报销申请，才会进入下一步的报销支付流程。
3. 报销支付
报销支付是整个报销流程的最后一步，也是员工最关心的环节。当报销申请通过所有审批后，财务部门将根据审批结果进行报销款项的支付。通常情况下，报销款项会在审批完成后的一周内发放到员工指定的银行账户中。为了确保款项及时准确地发放，员工在提交报销申请时应提供准确的银行账户信息。
需要注意的是，在某些特殊情况下，如银行账户信息有误或资金临时短缺等，可能会导致款项延迟到账。因此，员工应及时关注自己的银行账户状态，并与财务部门保持沟通，以确保款项能够顺利到账。
在整个报销流程中，遵守公司规定、保证材料真实有效是每一位员工的责任。同时，财务部门也会尽职尽责地进行审核和支付工作，以确保报销流程的顺利进行。
四、报销标准
根据长沙市的相关财务管理制度和报销规定，以下是对会议费报销款管理的具体标准。为了确保报销流程的顺利进行，各部门及个人在提交报销申请时，请严格遵守以下各项标准。
1. 住宿费
住宿费是指出差期间产生的酒店或旅馆费用。具体标准如下：
（1）
市内出差：
市内出差人员原则上不得报销住宿费。特殊情况需经部门负责人审批，并报财务部备案。（注意：特殊情况下，如需在外地住宿，须提供合理理由并附上相关证明材料。）（2）
市外出差：
市外出差人员可按实际发生额报销住宿费，但不得超过以下限额：- 一线城市：每人每天不超过600元；
- 二线城市：每人每天不超过500元；
- 三线城市及以下：每人每天不超过400元。
（注意：如遇特殊情况，如会议主办方统一安排住宿，可凭发票据实报销。）
2. 餐饮费
餐饮费是指会议期间的用餐费用。具体标准如下：
（1）
早餐：
早餐费用每人每天不超过30元。（2）
午餐与晚餐：
午餐与晚餐费用每人每餐不超过100元。（3）
特殊情况：
如有接待任务或其他特殊情况，需事先向部门负责人报告，并获得批准后方可按实际情况报销。（注意：所有餐饮费用均需提供正规发票，并注明具体时间、地点和参加人数。）
3. 交通费
交通费是指因参加会议而产生的城市间交通费和市内交通费。具体标准如下：
（1）
城市间交通费：
城市间交通费原则上应选择公共交通工具，如高铁、动车、火车等。确因工作需要乘坐飞机的，需提前报批，并附上相关证明材料。- 高铁/动车：二等座；
- 火车：硬卧；
- 飞机：经济舱。
（注意：如遇特殊情况需乘坐其他交通工具，须经部门负责人审批。）
（2）
市内交通费：
市内交通费包括打车费、地铁费、公交费等。- 出租车：仅限于会议结束后至住宿地点之间的往返费用，且单程费用不得超过100元；
- 地铁、公交：凭票据据实报销。
（注意：如需租车，须事先报批，并提供合理的用车理由。）
4. 其他费用
其他费用是指除上述费用外的必要支出。具体标准如下：
（1）
会议注册费：
会议注册费凭会议通知及相关发票据实报销。（2）
资料费：
会议期间产生的资料费，如打印、复印、购买书籍等费用，凭票据据实报销。（3）
通讯费：
因参加会议而产生的必要通讯费，如电话费、网络费等，凭票据据实报销。（4）
其他：
如遇特殊情况需报销其他费用，须事先向部门负责人报告，并获得批准。（注意：所有费用均需提供合法有效的发票或收据，并注明具体用途和金额。）
以上为长沙市会议费报销款管理的具体规定，请各单位和个人严格遵守，确保报销流程的规范性与合理性。
五、报销凭证要求
为确保会议费报销款管理规定的准确执行，以下是关于报销凭证的具体要求。这些要求旨在规范报销流程，保证报销凭证的真实性和合法性。
（一）基本要求
所有报销凭证必须符合国家法律、法规及公司内部财务管理制度的规定。报销凭证应当真实、合法、完整、清晰，并且与实际发生的费用相符。
1. 真实性
报销凭证上的信息必须是真实的，不得伪造或篡改任何数据。例如，发票上的金额、日期、项目名称等信息必须与实际情况一致。
2. 合法性
报销凭证必须由具有合法资质的单位出具，如税务局认证的正规发票、行政事业单位开具的收据等。
3. 完整性
报销凭证应包含所有必要的信息，包括但不限于抬头、金额、日期、开票单位、项目明细等。
4. 清晰度
报销凭证的文字、数字等信息应当清晰可辨，不得模糊不清，以方便审核人员进行审查。
（二）发票要求
发票作为主要报销凭证，其管理尤其重要。以下是对发票的具体要求。
1. 发票抬头
发票抬头必须与报销单位的名称完全一致。若因特殊情况无法做到完全一致，需提供相应的说明文件并经审批同意。
2. 发票内容
发票内容应明确列明会议费的具体项目，如场地租金、餐饮费、交通费等。每一项费用都应有详细的描述和对应的金额。
3. 发票金额
发票上所列金额应与实际支出相符。对于超出预算的支出部分，需附有额外的审批文件，说明超支原因及合理性。
4. 发票日期
发票日期应在会议实际发生的时间范围内，原则上不得早于会议开始日期或晚于报销提交日期。
（三）其他报销凭证要求
除了发票外，还有一些其他类型的报销凭证需要特别注意。
1. 收据
对于一些小额支付或特定情况下的费用，可以使用行政事业单位开具的收据作为报销凭证。但同样需要确保收据的真实性、合法性和完整性。
2. 会议通知或邀请函
为了证明会议的实际发生，报销时还需提供会议通知或邀请函等相关材料。这些材料应包括会议的时间、地点、参会人员名单等信息。
3. 费用明细表
为了便于审核和管理，报销人需提供一份详细的费用明细表，列出各项费用的具体内容及金额。
（四）报销凭证的保管与提交
报销凭证的保管与提交也是报销过程中不可忽视的一环。
1. 保管方式
报销人需妥善保管所有报销凭证原件，避免遗失或损坏。在提交报销申请时，需同时提交复印件和原件供审核。
2. 提交时间
报销凭证应在会议结束后尽快提交，原则上不得晚于会议结束后的一个月。逾期未提交的，将被视为自动放弃报销资格。
3. 提交方式
报销凭证可通过线上系统提交，也可通过线下提交至财务部门。具体提交方式根据公司相关规定执行。
（五）违规处理
对于违反报销凭证管理规定的人员，公司将视情节轻重给予相应处罚。
1. 处罚措施
对于伪造、篡改报销凭证的行为，一经查实，将给予警告、罚款、甚至解除劳动合同等处罚。对于因个人原因导致报销不被批准的情况，将由报销人自行承担损失。
2. 预防措施
公司应定期组织培训，提高员工对报销凭证管理规定的认识和理解。同时，建立健全内部控制机制，加强对报销流程的监督和管理。
通过以上要求，我们希望每一位员工都能严格按照规定执行，确保会议费报销款管理工作的顺利进行。
六、违规处理
为了确保会议费报销款的规范管理，防止资金滥用和不合理的报销行为，特制定本规定。任何违反以下规定的个人或部门将受到相应的处理。
6.1 违规行为的界定
在会议费报销过程中，若存在以下行为之一，即被视为违规：
1. 提供虚假发票或收据，包括但不限于伪造发票、涂改发票金额、虚报会议费用等。
2. 未按规定的程序进行会议费报销，例如未提前申请、未经批准私自报销等。
3. 报销的费用与实际会议内容不符，例如报销了与会议无关的费用。
4. 重复报销同一笔费用。
5. 其他违反财务管理制度的行为。
6.2 违规行为的发现与报告
任何单位和个人发现违规行为，应当及时向财务管理部门报告。报告方式可以是书面形式、电子邮件或直接面谈等形式。报告时应提供相关证据材料，以便财务管理部门进行调查。
为保护举报人的合法权益，所有举报信息将严格保密，并对举报人进行匿名保护。
6.3 违规行为的调查
一旦接到举报或发现违规行为，财务管理部门将立即启动调查程序。调查过程应当遵循公平、公正的原则，确保调查的客观性和准确性。
调查过程中，被调查人有义务配合调查，并提供真实、准确的信息和资料。对于拒绝配合调查或提供虚假信息的人员，将视情节严重程度给予进一步处理。
6.4 违规行为的处理措施
根据违规行为的性质和情节轻重，将采取以下处理措施：
6.4.1 警告
对于初次违规且情节较轻的行为，给予警告处理，并责令限期改正。警告处理由财务管理部门出具书面警告通知书，并记录在案。
6.4.2 追缴违规款项
对于已报销的违规款项，财务管理部门有权追回全部或部分违规报销款项。追缴的款项将退回公司账户，不得挪作他用。
6.4.3 经济处罚
对于情节较重的违规行为，除追缴违规款项外，还将处以经济处罚。经济处罚的具体标准由公司财务管理制度明确规定。
6.4.4 行政处分
对于情节严重、造成重大损失或恶劣影响的违规行为，除追缴违规款项和经济处罚外，还将给予行政处分。行政处分包括但不限于记过、降级、撤职等。
6.4.5 法律责任
对于涉嫌违法的违规行为，公司将依法移送司法机关追究法律责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。
6.5 违规行为的复审与申诉
被处理人如对处理决定不服，可在收到处理决定之日起十五个工作日内向公司纪检监察部门提出复审申请。复审期间，原处理决定继续执行。
复审部门应在接到复审申请后三十个工作日内作出复审决定，并书面通知申请人。复审决定为最终决定。
6.6 违规行为的预防与教育
为防止违规行为的发生，各部门应加强财务管理制度的学习和培训，提高员工的财务管理和合规意识。同时，应建立健全内部控制制度，加强内部审计和监督。
定期组织财务知识培训和警示教育活动，增强员工的法律意识和职业道德观念，杜绝违规行为的发生。
6.7 违规行为的公开通报
对于情节严重的违规行为，公司将在一定范围内进行通报批评，以起到警示作用。通报内容包括违规行为的事实、处理结果及改进措施。
通报范围可根据具体情况确定，一般包括公司内部各部门、全体员工以及相关合作单位。
6.8 违规行为的责任追究
对于因违规行为导致公司经济损失或其他不良后果的，除按规定处理外，相关责任人还应承担相应的赔偿责任。对于因失职、渎职等原因导致违规行为发生的，应追究相关管理人员的责任。
对于因违规行为引发的法律纠纷，公司保留追究其法律责任的权利。
6.9 违规行为的持续监控与改进
为确保会议费报销款管理规定的有效实施，公司应建立违规行为的持续监控机制，定期检查各项制度的落实情况，及时发现问题并加以改进。
对于在检查中发现的问题，应及时采取整改措施，避免类似问题再次发生。同时，应不断优化和完善会议费报销款管理规定，提升管理水平。
通过以上规定的制定与执行，旨在规范会议费报销行为，防范财务风险，保障公司资产安全，维护公司的正常运营秩序。
七、附则
为确保长沙会议费报销款管理规定的有效执行与持续改进，特制定本附则，以进一步明确相关条款与实施细则。
1. 适用范围
本附则适用于所有在长沙召开的会议及相关的费用报销管理活动。所有参与会议组织、筹备、实施以及费用报销的相关人员均应严格遵守本附则的规定。
2. 定义与术语
为了便于理解和执行，特对本附则中的关键术语进行定义：
- 会议费用：指与会议直接相关的所有支出，包括但不限于场地租赁、餐饮服务、交通费用、住宿费用、会议资料印刷费用等。
- 报销凭证：指用于证明费用真实发生的所有票据或证明文件，如发票、收据、合同等。
- 审批流程：指报销款申请、审核、批准的一系列程序，由相关部门或人员按权限逐级审批。
3. 报销凭证的收集与保管
所有报销凭证应当在费用发生后立即收集并妥善保管，以便后续报销时提供准确的证明材料。报销凭证必须真实、合法、完整、清晰，不得伪造、篡改或涂改。
3.1 收集凭证的注意事项
在收集凭证时应注意以下几点：
- 确保每张票据上的金额、日期、项目等信息准确无误。
- 对于同一事项的多次支出，应合并开具发票或提供明细单。
- 若使用电子发票，需确保其具备防伪功能，并及时下载保存。
3.2 凭证的保管方式
报销凭证应当分类整理并装订成册，便于查阅与核对。建议采用电子化管理方式，将凭证扫描件上传至公司内部管理系统，以实现长期保存与高效查询。
4. 审批流程
所有会议费用报销款必须经过严格的审批流程，以确保资金使用的合理性和合规性。具体流程如下：
- 申请人填写《会议费用报销单》，并附上相关凭证。
- 部门负责人审核报销单及相关凭证的真实性、合法性。
- 财务部门复核报销单及凭证，并进行账务处理。
- 最终由公司高层领导或指定授权人审批通过。
4.1 审批时限
为保证报销流程的高效运转，所有审批环节应在收到报销单后的五个工作日内完成。遇特殊情况无法按时完成审批的，应及时向申请人说明原因并告知预计完成时间。
4.2 特殊情况处理
如遇特殊情况，例如票据遗失或无法提供完整凭证的情况，申请人应提交书面说明，并附上尽可能多的辅助证明材料，以供审批人员参考。
5. 费用控制与监督
为保证会议费用的有效管理和合理使用，公司将定期对各项费用进行审计与评估，以发现并纠正存在的问题。审计结果将作为考核部门和个人绩效的重要依据之一。
5.1 定期审查机制
审计部门将每季度对会议费用报销情况进行一次全面审查，发现问题及时整改，并对违规行为进行通报批评。
5.2 监督举报渠道
为保障公司利益，鼓励员工积极监督会议费用的使用情况，设立专门的监督举报渠道，包括但不限于：电话、电子邮件、内部网络平台等。举报内容将严格保密，并根据实际情况给予举报人相应奖励。
6. 法律责任
对于违反本附则规定的个人或部门，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。若涉及违法行为，将依法移送司法机关处理。
6.1 违规行为的界定
违规行为主要包括：
- 伪造、篡改报销凭证。
- 虚报、谎报会议费用。
- 未经批准擅自超出预算开支。
- 拒绝配合审计检查。
6.2 处罚措施
针对不同类型的违规行为，公司将采取相应的处罚措施：
- 对于轻微违规者，给予警告处分，并责令限期改正。
- 对于情节较重者，扣除当月奖金或部分绩效工资。
- 对于严重违规者，除上述处罚外，还将视具体情况给予降职、辞退等处分。
7. 其他事项
本附则自发布之日起生效，原有关于会议费用报销的规定同时废止。在执行过程中，若有未尽事宜或需要调整之处，由公司管理层负责解释与修订。
公司全体员工应当认真学习并严格执行本附则的各项规定，共同维护公司的利益与形象。
